働き方改革関連法案の施行に合わせて、勤怠管理の重要性が注目されています。このタイミングで勤怠管理システムの導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。

勤怠管理システム導入を成功させるためには、様々なサービスの中から、自社の職場環境やビジネスモデル、予算にあったシステムを選ぶことが重要です。自社にあった勤怠管理システムを選ぶうえで、大切な5つのポイントを紹介していきたいと思います。

ポイント①会社の勤務形態に合うかどうか

最初に確認したいのが、「検討している勤怠管理システムが、自社の勤務形態に合うかどうか」です。働き方が多様化している中、企業ごとに勤務体系や就業規則は異なります。導入する前に、「自社の就業ルールを確認」、「勤怠管理の方法の整理」、「必要条件を洗い出す」などの作業を行い、勤怠管理システムが自社の勤務体系に対応できるかを確認することが大切です。

打刻方法のチェックも必要です。勤怠管理システムには、ICカードやパソコン、スマホから打刻する方法が用意されています。静脈や指紋による打刻で不正を防止したり、GPSを使用して打刻時に位置情報を記録する機能がある勤怠管理システムもあります。どのような打刻方法があり、使いこなせる打刻方法はどれなのかをきちんと把握しましょう。

ポイント②使いやすいシステムかどうか

勤怠管理システムは多くの人が毎日使うシステムです。手軽に導入でき、誰にでも使いやすいシステムであることが重要です。チェックポイントとしては、以下が挙げられます。

・従業員→「打刻がしやすい」「勤怠管理の入力がしやすい」

・管理者→「勤怠の状況や残業時間が確認しやすい」

・給与担当者→「勤務時間などの集計がしやすい」「既存の給与システムと連携できる」

また、導入後の設定や社員の登録が必要になるため、使いやすいシステムを選ぶことで、社員への研修の時間と費用もカットできます。

ポイント③コスト

勤怠管理システムは、そのサービスによって必要なコストが大きく変わります。基本料金が低価格でも、必要な機能を利用すると追加費用が発生することもあります。必要な機能を見極めて、様々なサービスのコストを比較することが大切です。

「勤怠管理システム選びの5つのポイント」の後編では、残りの2つのポイントとおすすめの勤怠管理システムについてご紹介したいと思います。