前編では、勤怠管理を生産性向上につなげるために必要なことを紹介しました。ここでは、生産性向上のためのより具体的な改善ポイントについて紹介します。組織全体の業務を把握したうえで、それらをタイプ別に仕分けてみると、課題が明確になります。個人作業なのか、チームで行う仕事なのか。実施する時間を選べるのか、選べないのか。業務効率化を図る際に効果が高いのは、「チームの仕事」「時間を選べない仕事」の改善です。前者は会議、打ち合わせ、複数メンバーが短時間のフローに組み込まれている仕事など。後者の代表は、顧客やカスタマー対応、月末や締め切り前の処理業務、定時のシステム監視などの業務です。

「会議が長い」は、サラリーマン共通の口癖のひとつです。アジェンダ管理や議題ごとのタイムキープを徹底して、定例会議は1時間以内としている会社もあります。見直しポイントはかかる時間だけでなく、いつ実施するかも重要です。月曜日の朝と夜に定例会議があれば、週に1日は残業が前提となってしまいます。勤務時間外はNGとして、夕方以降の会議を減らせば、個人の裁量で時間を調整しやすくなるのです。大人数の会議が改善できれば、個人作業の改善の何倍も効果が上がります。

チームで行う仕事といえば、メールがあります。件名のルールを徹底すれば以前のメールを探す手間が省け、不要なCCを外せばチェックする時間を短縮できます。ひとつひとつは小さなことですが、1日にやりとりする数が多いだけに、改善効果は決して低くはありません。

顧客対応や締め切り対応など、時間が選べない仕事についてフローを見直すのも有効です。重要な業務が多く、効率化を図り過ぎるとミスやトラブルが発生するため変えることに躊躇する組織も多いと思われますが、これらの業務の多くが「重要ではあるが生産的ではない」のも事実です。変更のポイントは「自動化」「定型化」「標準化」。手入力など、人為的ミスが起こる可能性があるフローを最小化し、手慣れた担当者でなくても進められる業務フローにシフトしていくことで、特定の社員にかかる負荷を軽減することができます。

勤怠管理システム自体も、「自動化」「定型化」のひとつです。集計やデータ抽出を極力自動化し、分析や改善策の検討に時間を割けるようになれば、勤怠管理データを活用した業務効率化・改善のスピードが上がります。仕組みが複雑で管理に手間がかかる、従業員の入力ミスが多い、分析に時間がかかるなどの悩みを抱えている方は、シンプル操作・リアルタイム管理ができる勤怠管理システム「RocoTime（旧Times）」の導入を検討してみてください。人事担当者の「時間を選べない仕事」を効率化できるシステムです。