「勤怠管理が生産性向上につながる」といわれても、ピンとこないという方もいるのではないでしょうか。勤怠管理を「タイムカードをつけること」「労働時間を適切に入力させ、管理すること」だけにフォーカスさせると、生産性向上につながるプロセスが見えなくなります。勤怠管理システムに入力された情報は、あくまでも「何時に出社して何時に退社したか」でしかありません。この情報を業務改善や効率化、生産性の向上に活かすために重要なのは、時間が示している勤怠の中身を把握することです。

「なぜ、月末に残業が集中するのか」「なぜ、部署によって残業時間に差があるのか」「同じ仕事をしているはずの組織で、個々の労働時間がまちまちなのはなぜか」…さまざまな「なぜ」について分析し、組織や個人の課題が明確になれば、さまざまな改善策を立案・検討することができます。生産性が低い会社や組織の多くは、管理職が担当部署の業務の状況を把握していなかったり、勤怠をチェックすることに対する意識が低かったりします。企業によっては、遅くまで残業している社員が偉いというカルチャーが残っているところもあるでしょう。働き方改革が叫ばれている今、残業を前提としなければ業績を上げられない会社は、有能な人材をキープするのが難しくなります。最初に取り組むべきは、「勤怠管理をベースとした勤務実態の見える化」です。

管理職の方々は、自部署の従業員がどんなタスクを行い、それぞれにどれだけの時間をかけているのかを把握する必要があります。タスクリストに業務のメニュー、内容、重要度、工数を記入し、個別に面談ができればベストですが、そこまでの時間的な余裕がなければ、部署全体でタスクの情報を集約する形でもいいでしょう。残業が多い社員が、どんな業務にパワーがかかっているかがわかれば、改善のポイントが見えてきます。非効率なフローになっている業務の見直し、組織全体の業務平準化、優先順位の低い業務の削減などを行い、勤怠の状況が改善したかをチェックするPDCAサイクルをまわせるようになれば、組織の生産性は向上していくはずです。

ロココの勤怠管理システム「RocoTime（旧Times）」は、生産性を改善したい企業のニーズに応える機能を充実させています。直感的に使えるインターフェイスは勤怠入力自体の負荷を軽減し、36協定限度時間の超過などをリアルタイムで把握できる機能も搭載。プロジェクトなどの工数管理機能も標準装備されており、勤務実態の見える化を進めるために必要なメニューが充実しています。勤怠管理システムの導入を検討している企業や組織は、どんな方法で組織を改善したいかを考えたうえで、対応するシステムを選んでみてはいかがでしょうか。「勤怠管理を生産性向上につなげる方法」の後編では、業務改善や生産性向上のポイントについて、より具体的に深掘りします。