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働き方改革に向けてもう一度確認!即・改善したい「危ない勤怠管理」
「勤怠管理をしているから大丈夫」ではありません!記録と実態の乖離に要注意

タイムカードや勤怠管理システムを導入している人事担当者なら、「勤怠管理の重要性」といわれてもピンとこないかもしれません。従業員の入力データと上長の承認履歴を確認し、不備があれば差し戻すという作業を適切に行っていれば、日常的には大きなトラブルが発生することはまずありません。

 

従業員が出社時間と退社時間を正しく入力していれば問題はないのですが、勤怠入力と管理において潜在的なリスクを抱えている会社もあります。例えば、あなたの会社では、こんなことが起こっていないでしょうか。「残業や休日出勤が常態化し、勤怠管理システムに入力が行われていない」「10時から19時などと、機械的に入力するのが慣習化している」「毎日8時から朝会を実施しているのに、勤怠入力では9時出社としている」「振替休日や有休の消化率が著しく悪い」。勤怠の記録と実態に大きな乖離がある会社は、コンプライアンスや過重労働のリスクを常時抱えていることになり、ブラック企業と批判されたり、従業員から未払い残業代請求をされたりする可能性が高まります。

よかれと考えて採用したルールや運用が、過重労働を増やしてしまうことも…!

早期に改善したいのは、組織の運用が不正を助長してしまう状況です。「事業部内の残業を減らすために、部長が残業時間の上限を設定し、現場のマネージャーとメンバーに厳守を要請している」「21時以降の残業を撲滅するために、オフィスの電気が消えるようにしている」。これらは一見、残業を削減するための適切なルールと運用のようですが、メンバーや勤怠承認者に趣旨が徹底されなければ、過重労働を野放しにするという結果になりかねません。

 

「残業時間上限が気になるため、入力しなくなり、サービス残業が当たり前になる」「会社で勤怠入力を済ませて、家に持ち帰って仕事を続ける」といったケースが増えると、よかれと考えて始めた制度によって残業がブラックボックス化することになります。これらの状況を、勤怠承認者が知っていた場合は、「労働者の労働時間の適正な申告を阻害する目的で時間外労働時間数の上限を設定するなどの措置を講じないこと」と明記した「厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署のガイドライン」に抵触してしまいます。大事なことは、管理者・承認者が不正な勤怠入力を強制・容認したりしないように徹底すること、勤務の実態に沿って勤怠入力をするよう周知させることです。

適切に改善を図れるよう、国が明示しているガイドラインをしっかりチェック!

ここで、厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署のガイドラインに触れておきましょう。勤怠管理業務に携わる責任者・担当者は、こちらに書かれている内容を必ず押さえておきましょう。適用される事業場・労働者の定義、労働時間を適正に把握するために使用者が実施しなければならないこと、自己申告によって労働時間を記録する場合に必要となる措置、労働時間の記録書類を保存する期間(=3年)、労働時間管理者の職務や労働時間等設定改善委員会等の設置・活用などについて、基本的な考え方と取り組みについてまとめられています。

 

「管理・監督者」の定義や「みなし労働時間制」適用者に関する法律、定期的な実態調査の必要性など、制度設計や運用方法の策定において重要になる項目も含まれています。人事制度の変更、勤怠管理システムの新規導入などの節目にしっかりチェックし、適切に改善できるようにしておきましょう。人事・労務担当者はもちろん、組織の責任者にも周知・徹底しておきたいものです。

割増賃金の不払いで是正指導を受けた企業の支払総額は446億円!

近年、割増賃金の不払いに対する労働者からの申告が増えており、労働基準法違反で是正指導の対象となった企業が急増しています。平成28年度には1349社だった是正企業数は、29年には 1870社と521社も増えており、対象労働者数は9万7978人から20万5235人と倍増。支払われた割増賃金合計額は127億2327万円から446億4195万円と3.5倍に膨らんでいます。1企業あたりで見ると、平成28年が943万円で、労働者1人あたり13万円。29年は1企業あたり2387万円、労働者1人あたり22万円となっています。

 

これらの数字は、支払い額が100万円を超えた企業だけをまとめたものですが、29年に1000万円以上の割増賃金を支払った企業は262社もあるそうです。企業の社会的な信頼を守るためにも、いい人材を採用・定着させるためにも、勤怠管理は今まで以上に重要になってきています。賃金不払いを指導された企業の多くが取り組んでいるのは、パソコンのログや入退室記録と勤怠管理システム上の記録との乖離がないよう、調査・指導すること。あなたの会社でも、現在進行形で起こっていることかもしれません。

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