前回の【基本編】では、「３６協定」の条文の内容や特別条項など、労働基準法で示されたルールや基準を紹介しました。このたびの【特別条項編】では、時期や業務内容によって、月間上限時間数を超えてしまう場合に結ぶ「特別条項付き３６協定」の考え方や運用について、わかりやすく整理させていただきます。

「３６協定」において定められている時間外労働の上限は、月間４５時間。これを超えてしまう業務が発生する時期が予想される場合には、特別条項を設け、使用者と労働者の代表の同意を経て運用する形となります。特別条項は、例えば以下のような記載となります。

「顧客から依頼を受けたシステム開発において、予期せぬトラブル等が発生し、緊急対応を実施する必要がある場合には、労使の協議によって月間80時間、１年で840時間まで延長できるものとする。また、限度時間を延長できるのは、年間6回までとする」

年に１回、特別条項を設定し、それに基づいて運用することになります。特別条項は、事業場ごとに設定できるので、それぞれの組織・職種に対応した内容で締結することが可能です。

よくある相談として、「業務を進めているうちに、より多くの残業が必要となったので期中に条項を設定し直したい」というものがありますが、状況に合わせてルールを変えることはできず、協定を遵守すべく業務マネジメントを行うのが正しいあり方です。あくまでも、「特別」条項ですので、繁忙期やトラブル対応等の事情があるときを除いて、年間の過半を月間上限である45時間内に抑えるようにしましょう。

勤怠管理システム「RocoTime（旧Times）」は、期初に締結した「36協定」の内容を設定することができ、限度時間を超過した際には従業員にアラートを出せるようになっています。特別条項申請管理機能を活用すれば、「36協定」の特別条項を申請した回数や、超過時間をリアルタイムに把握可能。部下から申請があったことを上長にメールで知らせる機能もあり、業務マネジメントがスムーズになります。

人事担当者は、「３６協定」を締結した後、従業員に広報し、勤怠管理システムにおける入力の仕方などをガイドする必要があります。その都度、マニュアルを作り直して従業員に説明するのは手間がかかるもの。操作がシンプルな「RocoTime（ロコタイム）」なら、現場への説明もスムーズで、各部署の上長のマネジメントもしやすいのが魅力です。「労働時間管理の効率を高めたい」「使いやすい勤怠管理システムを探している」という方は、ぜひ「RocoTime」の導入を検討していただければと思います。サービスの詳細については、こちらをご確認ください。